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組織會議注意事項
銀川雁南飛會議服務有限公司 2012-08-14 15:22:55 來源:網絡 文字大小:[][][]

一、會議籌備

(一)、會議資料準備

1、在具備條件的前提下將參會人員的資料按每人次準備好,注意區分參會人員的角色(如分成會議主持、參會領導、參會普通人員),資料按照人員角色分別準備。

2、會議資料較多時,需要按照會議議程將會議資料按次序排放,最好裝訂成冊,編好頁碼,方便參會人員閱讀。

3、當參會各人員因角色不同需要不同的資料時,應當按照人員或單位將資料以文件袋裝好標注資料歸屬人員或單位,方便參會人員領取。

4、若需要給參會人員發放紀念品或禮品等,應當與會議資料一同準備好,置于資料文件袋中一并發放給參會人員。

(二)、會議通知

會議通知分為口頭通知和書面通知,其中口頭通知只適用于參會人員較少的非正式會議,書面會議通知需注意以下幾點:

1、電話通知:做好電話接電話的時間、對方姓氏記錄,下通知必須設立記錄本,及時記錄、查閱。

2、正式的書面會議通知應包含:簡要的會議議程說明、參會人員、會議時間、會議地點等。

3、書面會議通知應通過正式途徑發送給參會人員,如OA系統、電子郵箱、網站公布等,如有必要可另行電話通知參會人員。

(三)、會議議程安排

1、正式會議開始時一般需要解釋會議整體流程,將會議分為幾項內容,如工作匯報階段、討論階段、工作安排階段等。會議流程介紹需要整理成正式文檔作為會議主持的資料裝訂好,一般情況下沒有會議主持人的情況下可有會議組織人員介紹會議流程。

2、安排會議議程時應考慮到會議時間,盡量將會議時段安排在正常工作時段內,如900-11:00或者15:00-17:00,如果是跨天的會議或者占用中晚餐時間的會議需要考慮是否安排餐宿問題。

(四)、會場布置

1、應考慮會議的性質及與會人數的多少。例如在提供信息的會議里,倘若人數眾多,則以不設桌子的戲院式安排或是設桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會議里,假如人數不多,則是讓每一位與會者均環繞桌子而坐,這樣可方便每一個人跟其他的人進行多項溝通。再如在培訓會議里,如人數不多,則可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈,這樣不但便于與會者與主席之間的溝通,而且也便于與會者跟與會者之間的交流。但若人數眾多,則最好是將與會者分成若干小組,每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。

2、正式會議一般需要安排好參會人員的坐席并準備好參會人員的銘牌,在會議開始前排好坐席及銘牌。

3、對于安排好坐席的會場,應將會議資料袋在會議前擺放在坐席上。

4、需要用到視頻放映或者開視頻會議時,要調試好會場的投影儀、調音臺、幕布、麥克風等器械。

5、注意各項會場的環境因素,例如溫度、燈光等,按照實際情況調整好。

6、會議組織人員應準備好各項會議記錄工具,如相機、攝像機、錄音筆等,以便于在會后做好會議總結工作。

7、除非是較長的會議(超過一個半小時的會議),否則盡量不要提供茶點,以防與會者分心。

8、會(徽)標:(必須要體現出本次會議的內容)。

9、橫幅(會議的題目、大小、大約提前3-5天制作)。

10、講師的行李包(或筆記本包)注意要放在椅子或其他上面,應避免直接放置在地上,這能反映出服務細節的水平。

(五)、現場安排(人員入場時)

1、會議開始前在會場入口處設立接待處,準備好簽到表,對參會人員簽到;在入口處安排服務人員,明確、清楚的告訴每位進場的人員如何坐?坐到什么地方?例如:競崗的人坐在那里?旁聽的人坐那里?

2、會議資料較少時可在參會人員簽到時分發給參會人員。

3、講演稿(不做保密的可以為與會代表每人一份)

4、會議日程安排表

5、鉛筆和紙(或是其他本筆,這些可以和禮物等一同給與會代表)

6、空調的溫度問題,如果在高樓層,因為溫度會往上走,導致原空調失效,這些必須在會議前進行安排,可以提前進行降溫或升溫!

7、出入口的門窗注意關閉,安排人員全程負責!

二、會議中

(一)會議記錄

1、安排好專職的會議記錄員,對參會人員的發言進行記錄(特別是討論性質的會議),記錄內容會后留底。

2、安排專人攝影(攝像、錄音),會后留底。

(二)會議服務

1、安排專人(會議組織人員或物業人員)負責茶水服務。

2、舉辦大型會議或視頻會議時,安排專人負責操作麥克風、調音臺、投影儀、視頻設備等。

3、著裝(因為除講話人之外,服務人員是唯一走動的人,唯一關注的人,所以一定要注意著裝)如:女性的皮鞋,走動時注意不能發出聲響;動作要輕、慢、柔、避免快、重!

4、主持人也要避免少走動,如有特急的事情,可以通過寫紙條的形式來傳遞。

(三)倒茶

1、外面的領導來你們單位,那外面的領導就是客人,倒茶的時候要先給客人倒茶,然后在給自己單位的領導倒茶;給主席臺上公司級領導倒水的順序按進入的順序就可以了(特別安排除外),但如有重要領導在場(如市長或更高級的領導)就要先給領導沖。

2、倒茶的順序要按照職務的高低,比如說參加會議的有單位董事長、總經理、副總經理,那你就應該先給董事長倒茶,然后在是總經理,在輪到副總經理。

3、切記一點,倒茶不能倒滿,這個是很忌諱的,倒滿了有驅客的嫌疑。

4、沖水不能沖著對方,針對沖水的動作,要進行分解:要拿起杯子,不要對著領導沖水,不要擋住領導形象,不能直接在桌面上沖等。

5、沖水的服務人員最好只安排1人,可以避免太多的吸引會場參與者的目光。

6、要保證每一個人都有水喝,但不要試圖在沖水時每一個都去沖。對領導、主席臺、主持人、特殊人物一定要保證有水,參會者不一定照顧到。

(四)其他

1、參會人員就坐后提醒全部參會人員關閉手機或調成靜音。

2、會議時間較長時,可適當安排中途休息時間。

三、會議后

(一)整理會議記錄

1、整理好會議中的文字記錄和圖片、視頻、音頻記錄,進行備案。

2、完成會議總結材料,材料內容應包括:會議議程各項內容、主要人員發言材料、會議討論內容和總結性結論。

3、整理完成會議總結材料后報領導審批,將審批通過的材料分發至各參會人員遵照執行。

3、重要會議結束后可考慮在網上發布會議相關新聞。

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